PMS
Il software operativo di hotel e B&B: camere, disponibilità, check-in e prezzi. Si distingue dal gestionale generico perché parla il linguaggio dell'ospitalità.
Anche: Property Management System, property management, gestionale hotel, gestionale ricettivo, software alberghiero
Definizione
Un PMS (Property Management System) è il software con cui una struttura ricettiva gestisce l’operatività quotidiana delle camere e degli ospiti: inventario, disponibilità, prenotazioni, check-in e check-out, tariffe, housekeeping, a volte fatturazione e report. È il gestionale verticale dell’ospitalità, non un gestionale generico per PMI: parla di camere, soggiorni, rate plan e canali di vendita, non di magazzino industriale o fatture generiche. Si collega alle OTA tramite channel manager (o integrazioni dirette) e resta la fonte di verità su cosa è libero e a che prezzo. Senza PMS aggiornato, reception e portali lavorano su dati diversi: overbooking, camere vendute due volte, prezzi fuori mercato. Nelle piccole strutture italiane a volte coincide con un foglio o un tool leggero; il ruolo resta lo stesso: tenere allineati inventario, ospiti e vendite.
Esempi
In un agriturismo con 12 camere, il PMS marca occupata una suite dopo una chiamata diretta. Se la reception aggiorna solo a fine giornata, il channel manager continua a vendere quella suite su due OTA: arriva l’overbooking e tocca spostare o rimborsare.
In un hotel di fascia media, il PMS tiene preferenze ospite, note allergy e storico soggiorni. Al check-in lo staff vede già cosa chiedere; senza quel dato, ogni arrivo riparte da zero anche se l’ospite è tornato tre volte.